Belastingdienst zet grote stap richting volledige digitalisering loonadministratie

Ter voorbereiding op de volledige invoering van de online verzamelloonstaat heeft de Belastingdienst recent een reeks informatiesessies georganiseerd voor werkgevers en salarisadministrateurs.

Deze bijeenkomsten vormen een belangrijke schakel binnen de brede moderniseringsslag van de loonadministratie, waarin digitalisering, minder fouten en een efficiëntere gegevensuitwisseling centraal staan.

Met de nieuwe werkwijze wordt de verzamelloonstaat – voorheen vaak handmatig of in losse bestanden aangeleverd – voortaan uitsluitend via het online portaal van de Belastingdienst ingediend.

De overstap moet zorgen voor een uniform, overzichtelijk en beter controleerbaar proces.

Verplicht CSV-formaat en veelvoorkomende fouten

Tijdens de sessies kregen deelnemers een gedetailleerde uitleg over de werking van het online portaal. Werkgevers werden geïnformeerd over de benodigde voorbereidingen om hun loonadministratie probleemloos digitaal te kunnen uploaden zodra het systeem volledig in gebruik wordt genomen.

Een belangrijk onderdeel van de informatiesessies was de introductie van het verplichte CSV-formaat. De Belastingdienst lichtte toet hoe de structuur van het bestand is opgebouwd, welke kolommen verplicht zijn en welke fouten tijdens eerdere proefrondes het meest voorkwamen.
Het gaat onder meer om:

• Onjuiste of ontbrekende kolomkoppen

• Verkeerd gebruik van scheidingstekens

• Foutieve datumformaten

• Inconsistenties in werknemersgegevens

Door deze aandachtspunten vooraf te bespreken, wil de Belastingdienst het aantal afkeuringen tijdens de officiële indieningsperiode aanzienlijk verminderen.

Strikte indieningstermijnen vastgesteld

Tijdens de sessies werd nadruk gelegd op de strikte tijdvakken waarbinnen werkgevers hun verzamelloonstaat moeten indienen:

• Verzamelloonstaat 2024: tussen 1 december en 31 december 2025

• Verzamelloonstaat 2025: tussen 1 januari en 31 januari 2026

Deze termijnen zijn bewust gekozen om werkgevers voldoende voorbereidingstijd te bieden en om de interne verwerkingscapaciteit van de Belastingdienst te waarborgen.