Digitalisering klinkt vaak als iets groots: digitale identiteiten, online overheidsportalen, elektronische betalingen en volledig geautomatiseerde systemen. Maar echte vooruitgang begint soms met iets heel eenvoudigs.
Een werkgeversverklaring.
Dat ambtenaren van het ministerie van Onderwijs, Wetenschap en Cultuur sinds 1 september hun werkgeversverklaring online kunnen aanvragen, lijkt op het eerste gezicht misschien een kleine administratieve verandering.
Maar juist dit soort veranderingen kunnen een groot verschil maken in de manier waarop burgers en ambtenaren de overheid ervaren.
Het systeem moet uiteindelijk worden uitgebreid naar het volledige ambtenarenapparaat. Daarmee wordt een eenvoudige administratieve handeling onderdeel van een veel grotere ontwikkeling: de overgang van een overheid die sterk afhankelijk is van papier en fysieke loketten naar een overheid die steeds meer digitaal toegankelijk wordt.
Minder papier, minder wachten
Iedereen die ooit een officiële verklaring bij een overheidsinstantie heeft moeten aanvragen, weet dat een eenvoudige handeling soms onnodig veel tijd kan kosten.
Een aanvraag indienen, wachten op verwerking, een document ophalen, opnieuw teruggaan omdat een handtekening ontbreekt of omdat een afdeling het document nog moet verwerken: het zijn precies die kleine administratieve obstakels die uiteindelijk veel tijd kosten.
Digitalisering kan daar verandering in brengen.
Wanneer een werkgeversverklaring digitaal kan worden aangevraagd en verstrekt, hoeft een ambtenaar niet langer voor iedere administratieve handeling fysiek naar een kantoor.
Dat betekent minder wachttijd, minder papierwerk en uiteindelijk ook minder druk op de ambtenaren die belast zijn met de verwerking.
Dat is geen luxe. Dat is efficiënt bestuur.
De overheid moet meegaan met haar samenleving
Suriname verandert. Onze samenleving wordt digitaler, burgers verwachten steeds vaker dat diensten online beschikbaar zijn en steeds meer processen vinden digitaal plaats.
Het is daarom logisch dat ook de overheid meegaat met die ontwikkeling.
De overheid beschikt bovendien over een enorme hoeveelheid informatie die dagelijks wordt verwerkt: personeelsgegevens, salarisgegevens, belastinginformatie, vergunningen, aanvragen en officiële documenten.
Hoe meer van die processen veilig en verantwoord worden gedigitaliseerd, hoe groter de mogelijkheid om sneller en efficiënter te werken.
Suriname beschikt inmiddels al over verschillende digitale overheidsinitiatieven. Zo kunnen ambtenaren via een digitaal systeem hun loonstrook raadplegen zonder afhankelijk te zijn van een fysiek document.
De overheid beschrijft dit zelf als een manier om processen efficiënter te maken en administratieve lasten te verminderen.
Ook het officiële e-governmentplatform biedt inmiddels verschillende digitale overheidsdiensten en online formulieren aan.
De digitale werkgeversverklaring past dus in een ontwikkeling die al gaande is.
Eén ministerie als begin, maar uiteindelijk één overheid
Het meest interessante aan deze ontwikkeling is misschien niet eens dat Onderwijs nu als eerste aan de beurt is. Het belangrijkste is de aangekondigde ambitie om het systeem uiteindelijk voor alle landsdienaren beschikbaar te maken.
Daarmee ontstaat de mogelijkheid om niet ieder ministerie afzonderlijk digitale oplossingen te laten ontwikkelen, maar toe te werken naar een meer geïntegreerde digitale overheid.
Dat is waar Suriname naartoe zou moeten.
Een ambtenaar zou in de toekomst niet moeten hoeven nadenken bij welk ministerie een bepaald document moet worden aangevraagd.
De digitale overheid zou juist zo eenvoudig mogelijk moeten functioneren: één veilige digitale omgeving waarin iemand zijn of haar gegevens kan beheren en toegang heeft tot de diensten waarop men recht heeft.
De overheid heeft daarvoor ook al een belangrijke richting uitgezet met initiatieven zoals een Digitale ID, waarbij wordt gewerkt aan één login voor overheids- en andere diensten.
Digitalisering is ook een kwestie van vertrouwen
Toch moeten we één ding niet vergeten: digitalisering betekent niet automatisch modernisering.
Een slecht ontworpen digitaal systeem kan net zo frustrerend zijn als een slecht georganiseerd loket.
Daarom moet bij iedere verdere digitaliseringsstap worden gekeken naar gebruiksvriendelijkheid, privacy, gegevensbeveiliging, betrouwbaarheid en toegankelijkheid.
Niet iedere burger beschikt immers over dezelfde digitale vaardigheden of dezelfde toegang tot internet en apparatuur. Een moderne digitale overheid moet daarom inclusief zijn.
Digitalisering mag niet betekenen dat mensen die minder digitaal vaardig zijn, buiten de boot vallen.
De beste digitale overheid is een overheid die digitaal werkt waar dat kan, maar ondersteuning biedt waar dat nodig is.
Dit is hoe bestuurlijke verandering eruitziet
In Suriname wordt vaak gesproken over grote hervormingen. Over efficiëntie, transparantie, modern bestuur en het verminderen van bureaucratie.
Maar uiteindelijk moeten die grote woorden zichtbaar worden in het dagelijks leven.
Een ambtenaar die niet meer naar een kantoor hoeft voor een werkgeversverklaring is zo’n concreet voorbeeld.
Een ambtenaar die zijn loonstrook online kan bekijken is er nog één.
Een burger die straks steeds meer overheidsdiensten vanuit huis kan regelen, is weer een volgende stap.
Dat zijn misschien geen spectaculaire veranderingen, maar ze hebben wel directe betekenis voor mensen.
Suriname moet deze ontwikkeling doorzetten
De digitale werkgeversverklaring verdient daarom meer aandacht dan alleen een bericht over een nieuw online formulier.
Het is een teken dat Suriname langzaam maar zeker bezig is met een andere manier van werken.
En die ontwikkeling moeten we toejuichen.
Tegelijkertijd moeten we ambitieus blijven. Als de overheid eenmaal begint met digitaliseren, moet zij niet blijven steken bij losse digitale formulieren.
De volgende stap moet zijn: systemen met elkaar laten communiceren, dubbele registratie verminderen, gegevens veilig hergebruiken waar dat wettelijk mogelijk is en steeds meer diensten digitaal toegankelijk maken.
Daarbij hoort ook investeren in de mensen achter de systemen. Digitalisering vraagt niet alleen om computers en software, maar ook om goed opgeleide ambtenaren, sterke ICT-infrastructuur en duidelijke regels voor gegevensbescherming.
Een overheid die tijd teruggeeft aan de burger
Misschien is dat uiteindelijk de mooiste manier om naar digitalisering te kijken.
Een goede digitale overheid geeft mensen iets terug wat zij nooit meer kunnen terugkrijgen: tijd.
Tijd die anders verloren gaat in wachtrijen. Tijd die verdwijnt in papierwerk. Tijd die wordt besteed aan het bezoeken van verschillende kantoren voor documenten die uiteindelijk met een paar klikken beschikbaar zouden kunnen zijn.
Daarom is de digitale werkgeversverklaring meer dan een technisch project.
Het is een kleine, maar betekenisvolle stap richting een overheid die sneller, toegankelijker en efficiënter wil functioneren.
Suriname hoeft niet alles in één keer digitaal te maken. Maar iedere succesvolle digitale dienst laat zien dat verandering mogelijk is.
Van papier naar digitaal. Van wachten naar regelen. Van bureaucratie naar dienstverlening.
Als deze lijn wordt doorgezet, kan dit uiteindelijk één van de stille maar belangrijke veranderingen worden die de Surinaamse overheid daadwerkelijk dichter bij haar burgers brengt.
H. Smeltz
Dit artikel betreft een ingezonden opiniestuk. Voor de publicatie van ingezonden artikelen hanteren wij specifieke voorwaarden. Voor meer informatie of om zelf een ingezonden bericht te sturen, kunt u contact opnemen via [email protected] of direct via WhatsApp.
Let op: Publicatie van opiniestukken houdt niet in dat GFC Nieuws het eens is met de inhoud
