Dossiervorming Biza fungeert als semi-statisch archief

De afdeling Dossiervorming van het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza) is belast met de opslag van onder meer beschikkingen van alle ministeries en bedrijven in Suriname. Voor het opvragen van dossiers (van ambtenaren), statuten, wetten en gegevens van bedrijven kan men terecht op deze afdeling. Waarnemend chef Kalka Sandeep noemt Dossiervorming daarom ook een semi-statisch archief.

Dagelijks zijn de medewerkers bezig met stukken die inkomen, moeten worden afgehandeld, geordend en ingekeken, om die uiteindelijk in file-kasten of archiefdozen te plaatsen en desgevraagd uit te lenen. Ook het samenvatten, opzoeken en opsturen van gevraagde stukken naar een desbetreffende afdeling behoort tot de werkzaamheden.

Soms zitten daar documenten bij die gecorrigeerd moeten worden. Wanneer deze documenten niet in orde zijn, worden ze gestuurd naar de bestemde afdeling, waar correctie plaatsvindt. Naast beschikkingen van alle ministeries beschikt Dossiervorming ook over algemene stukken van bedrijven, een aantal wetten en statuten van verenigingen.

Het is de bedoeling om ook op de afdeling Dossiervorming het digitaliseringsproces in te voeren. Dankzij dit proces zullen medewerkers van CPA, Hoofdkantoor en Pensioenfonds van uit hun locaties gemakkelijk kunnen inloggen bij Dossiervorming. Onnodige loperij wordt hiermee verminderd.

De afdeling is nog niet officieel van start gegaan met het digitaliseren van de documenten, maar heeft wel de nodige voorbereidingen getroffen. De medewerkers hebben inmiddels al ruim 26.000 documenten opgezocht en opgeslagen.(GFC)